Keberadaan tata naskah dan tata kearsipan merupakan kesadaran kolektif komponen masyarakat yang harus diwujudkan oleh setiap instansi, lembaga, pendidikan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik, perusahaan, maupun perseorangan sebagai perwujudan memori untuk sebuah pertanggungjawaban. Hal ini merupakan rekaman dari perjalanan dalam pekerjaan dan kegiatan sehingga menjadi dokumen penting yang menggambarkan identitas dan jati diri yang harus didasarkan pada pemahaman, penghayatan, dan catatan dalam bentuk tata naskah dan tata kearsipan yang berstandar serta dilaksanakan secara baik, benar, dan sistimatis. Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan tata naskah dan tata kearsipan sebagi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran masyarakat harus menunjukkan tanggung jawabnya. Pertanggungjawaban kegiatan dalam penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip tersebut diwujudkan dalam bentuk menghasilkan suatu sistem rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan. Untuk mewujudkan pertanggung- jawaban tersebut dibutuhkan pengaturan tata naskah dan tata kearsipan perguruan tinggi yang berfungsi mengendalikan kebijakan, pembinaan, pengelolaan tata naskah dan tata kearsipan agar terwujud sistem yang komprehensif dan terpadu melalui pengelolaan tata naskah yang berstandar dan pengelolaan arsip dinamis dan statis serta mampu mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada setiap unit kerja di lingkungan Universitas Bogor.